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ATO NORMATIVO Nº 153/2017

Categoria: Atos Normativos
Data de disponibilização: Quarta, 25 de Outubro de 2017
Número da edição: 5563
ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
 

ATO NORMATIVO Nº 153/2017

 

Institui o Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações, estabelece suas atribuições para a gestão dos processos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, e dá outras providências.

 

O Excelentíssimo Senhor Desembargador ANNIBAL DE REZENDE LIMA, DD. Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais, e

 

CONSIDERANDO a implantação do Sistema Eletrônico de Informação – SEI, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, por meio da Resolução nº. 70/2013, do Egrégio Tribunal de Justiça;

 

CONSIDERANDO a necessidade de adequação do funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI após as alterações realizadas no período entre o ano de 2013 até a presente data;

 

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a gestão dos procedimentos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, após a sua implantação, no âmbito deste Poder Judiciário;

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 1º – Fica instituído o Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações, que será integrado pelos seguintes membros:

 

I – 01 (um) Juiz de Direito Assessor Especial da Presidência, que o presidirá;

 

II – 01 (um) Juiz Corregedor, indicado pelo Corregedor-Geral da Justiça;

 

III – 01 (um) Assessor de Planejamento, Orçamento e Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça;

 

IV – o Secretário-Geral do Tribunal de Justiça;

 

V – o Secretário de Tecnologia da Informação do Tribunal de Justiça;

 

VI – o Secretário Judiciário do Tribunal de Justiça;

 

VII – o Coordenador de Gestão da Informação Documental do Tribunal de Justiça.

 

Parágrafo único – Os integrantes do Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações serão designados por Portaria do Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça.

 

CAPÍTULO II

DAS ATRIBUIÇÕES

 

Art. 2º – São atribuições do Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações:

 

I – zelar pelo fiel cumprimento do Termo de Adesão do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo ao Acordo de Cooperação Técnica nº. 10/TRF4, firmado com o Conselho dos Tribunais de Justiça do Brasil;

 

II – aprovar as propostas de revisões normativas referentes ao processo administrativo eletrônico, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, inclusive referentes ao Manual de Procedimentos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

 

III – gerenciar o processo de ampliação e aperfeiçoamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, em conformidade com a legislação vigente e as melhores práticas de tramitação eletrônica de documentos;

 

IV – apresentar à Presidência do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo políticas e normas que garantam o adequado funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Parágrafo único – O Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações deliberará por voto da maioria de seus membros e, em caso de empate, por voto de minerva de seu Presidente.

 

Art. 3º – A Coordenadoria de Gestão da Informação Documental do Tribunal de Justiça exercerá a função de unidade executiva do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, sob a supervisão do Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações, com as seguintes atribuições:

 

I – apresentar ao Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações as propostas de alterações das parametrizações do Sistema Eletrônico de Informações – SEI advindas das diversas unidades administrativas;

 

II – orientar, coordenar e executar as atividades de gestão de documentos a partir do sistema;

 

III – promover a racionalização da produção documental em conjunto com as demais unidades organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo;

 

IV – realizar estudos, sempre que necessário, em conjunto com Secretaria de Tecnologia da Informação, para o aperfeiçoamento do sistema;

 

V – habilitar o acesso de usuários externos ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI, mediante solicitação de acesso nos termos do artigo 5º, inciso IV, deste Ato Normativo;

 

VI – cadastrar unidades de fluxo de trabalho após solicitação da unidade administrativa responsável, nos termos do artigo 5º, inciso XII, deste Ato Normativo.

 

Art. 4º – São atribuições da Secretaria de Tecnologia da Informação:

 

I – fornecer suporte tecnológico e prestar assistência técnica às unidades organizacionais que utilizam o Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

 

II – garantir a infraestrutura, realizar manutenções e atualizações para o pleno funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

 

III – gerir o banco de dados do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, zelando pela sua integridade, e promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

 

IV – elaborar, em parceria com a Secretaria-Geral, plano de contingência de Tecnologia da Informação, referente ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI, inclusive com mapa de testes de recuperabilidade de dados e de disponibilidade;

 

V – efetivar a realização no sistema do cadastro de usuários internos, conforme registro nos sistemas da Secretaria de Gestão de Pessoas do Tribunal de Justiça;

 

VI – diligenciar pela formação de parceria com a Escola da Magistratura do Estado do Espírito Santo – EMES, após deliberação do Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações pela realização de capacitação aos usuários para utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Art. 5º – Cabe às unidades administrativas do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo:

 

I – produzir documentos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, assim como contribuir para o processo de aperfeiçoamento da gestão de documentos;

 

II – verificar se os registros e as movimentações de processos, no âmbito da sua unidade, estão sendo efetuados de forma adequada;

 

III – conferir as informações e os arquivos digitais dos registros oriundos do Protocolo Geral no ato do recebimento, alterando as informações caso entenda necessário;

 

IV – solicitar, motivadamente, à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental a habilitação de usuários externos ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI, após conferência de requisitos e inclusão de documentos do usuário externo em processo específico no referido sistema;

 

V – comunicar de imediato à Secretaria de Gestão de Pessoas, nos termos do artigo 4º, da Resolução nº. 70/2013, as alterações quanto aos usuários do Sistema Eletrônico de Informações – SEI na respectiva unidade, decorrentes de exoneração, dispensa, mudança de setor, aposentadoria, dispensa de estagiário, dispensa de terceirizado, dentre outras;

 

VI – propor à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental a criação de novos tipos de processos, documentos específicos de sua área, para serem inseridos no Sistema Eletrônico de Informações –SEI;

 

VII – organizar e preservar os processos e documentos físicos, em fase corrente ou intermediária, mantidos temporariamente nos respectivos setores, para fins de conferência com o original, caso necessário;

 

VIII – receber, conferir, digitalizar e registrar no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, bem como determinar a autenticação e tramitação de documentos de origem externa recebidos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, informando ao seu remetente o seu Número Único de Processo – NUP;

 

IX – autorizar a transferência de documentos e processos físicos ao Arquivo Central;

 

X – determinar o arquivamento, a preservação e a manutenção organizada dos documentos e processos físicos recebidos, possibilitando a pesquisa destes documentos quando solicitados;

 

XI – realizar a remessa de documentos fisicamente, em caráter apenas extraordinário, quando não for possível a tramitação eletrônica ou quando formalmente solicitados pelas unidades;

 

XII – solicitar à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental o cadastro de unidades de fluxo de trabalho para recebimento e trâmite, correspondentes a atividades que geram demandas expressivas de movimentação de processos, as quais devem ser vinculadas a uma unidade administrativa formal.

 

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 6º – Todo documento oficial produzido no âmbito administrativo do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo deverá ser elaborado por meio do editor de textos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, observando-se o disposto em Manual de Procedimentos a ser elaborado pelo Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações.

Parágrafo único – Os processos e documentos novos gerados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI receberão, respectivamente, Número Único de Processo – NUP e Número SEI e, quando já possuírem numeração do órgão de origem no referido sistema, esta deverá ser mantida.

 

Art. 7º – Os documentos de procedência externa ou interna devem ser incluídos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, observado o disposto no Manual de Procedimentos.

 

Art. 8º – Excepcionalmente, na hipótese de momentânea inviabilidade do sistema, documentos poderão ser elaborados em suporte físico, os quais, com o seu retorno, deverão ser imediatamente digitalizados e capturados.

 

Parágrafo único – Ocorrendo a situação prevista no caput, os documentos serão recebidos na unidade respectiva, sendo carimbados com a data e hora de recebimento no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo.

 

Art. 9º – Documentos sigilosos que possuam indicação de classificação da informação nos graus de “reservado”, “secreto” e “ultrassecreto”, conforme estabelecido no Ato Normativo nº. 092/2017, serão encaminhados diretamente ao setor destinatário responsável, o qual analisará quanto a sua inserção ou não no Sistema Eletrônico de Informação – SEI.

 

Art. 10 – A conversão, para meio eletrônico, dos processos administrativos físicos em tramitação neste Tribunal de Justiça será facultativa à área responsável, mas, uma vez convertidos, nenhum documento físico poderá ser juntado, salvo se a conversão for revertida, motivadamente, devendo ser observado o procedimento previsto no Manual de Procedimentos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Art. 11 – Até a disponibilização da infraestrutura necessária ao trâmite de processos entre órgãos públicos que possuam o Sistema Eletrônico de Informações – SEI instalado, o envio de documentos oficiais para outros órgãos públicos dar-se-á, preferencialmente, pela via do “Malote Digital”, ou pela disponibilização de acesso externo ao processo a partir do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos do processo.

 

Art. 12 – Os processos administrativos eletrônicos em trâmite perante o Sistema Eletrônico de Informação – SEI poderão ser sobrestados, relacionados ou anexados, observando-se o previsto no Manual de Procedimentos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Art. 13 – O fornecimento das informações dar-se-á nos termos da Lei Federal nº. 12.527/2011.

 

Parágrafo único – O pedido de vista de um processo poderá ocorrer a qualquer momento, mediante o preenchimento de formulário próprio, observando-se o procedimento previsto no Manual de Procedimentos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Art. 14 – Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma a não haver perda ou comprometimento da integridade das informações.

 

Parágrafo único – O Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações zelará pela implementação da Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais.

 

Art. 15 – O desenvolvimento de qualquer tipo de sistema informatizado que envolva procedimentos de Gestão Documental deverá ser previamente submetido e aprovado pelo Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações.

 

Art. 16 – Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI terão sua autenticidade aferida mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

 

I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil – ICP Brasil;

II – assinatura cadastrada, mediante usuário e senha de acesso.

 

§ 1º – As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular a sua guarda e sigilo.

 

§ 2º – A opção de assinar documento para usuário interno estará disponível somente para os Magistrados e Servidores do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, não se expandindo aos demais.

 

Art. 17 – Os documentos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI devem, em regra, ter nível de sigilo Público e, excepcionalmente, Reservado ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.

 

Parágrafo único – O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação aplicável, definir, ou redefinir, o nível de sigilo, sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Reservado ou Sigiloso.

 

CAPÍTULO IV

DO USUÁRIO EXTERNO

 

Art. 18 – O cadastro do usuário externo é ato pessoal e dar-se-á mediante solicitação do interessado, na forma do artigo 9º, da Resolução nº. 70/2013.

 

Art. 19 – O usuário externo interessado em se cadastrar junto ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI deverá efetuar um pré-cadastro no sítio eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.

 

Art. 20 – Uma vez efetuado o pré-cadastro, o usuário externo deverá apresentar-se perante a unidade administrativa competente, na forma dos artigos 3º, inciso V, e 5º, inciso IV, deste Ato Normativo, munido do “Termo de Declaração de Concordância e Veracidade”, além de outros documentos previstos em Manual de Procedimentos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

 

Art. 21 – Após a análise da documentação e atendidos os requisitos necessários, será comunicada a efetivação do cadastro do requerente externo por mensagem eletrônica através de endereço eletrônico previamente informado.

 

Art. 22 – Havendo indício de irregularidade cadastral, o usuário externo não terá a sua liberação efetivada, ou, a qualquer momento, terá seu acesso suspenso, acaso já anteriormente liberado, até que sejam efetivadas as verificações e sanadas as irregularidades.

 

Art. 23 – A partir do cadastro do usuário externo, todos os atos de comunicação processual entre o Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo e o usuário externo cadastrado dar-se-ão por meio eletrônico, sendo vedado o protocolo por meio diverso, exceto em situações tecnicamente inviáveis, ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, ressalvadas, ainda, as demais exceções previstas em instrumentos normativos próprios.

 

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 24 – Os atos processuais em meio eletrônico serão considerados realizados no dia e na hora da sua efetivação no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 (vinte e três) horas, 59 (cinquenta e nove) minutos e 59 (cinquenta e nove) segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília/DF.

 

Art. 25 – O uso inadequado do Sistema Eletrônico de Informações – SEI ficará sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

 

Art. 26 – O disposto neste Ato Normativo é obrigatório no âmbito do Tribunal de Justiça, bem como o são as normas contidas no Manual de Procedimentos elaborado pelo Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações, disponibilizado no sítio eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.

 

Art. 27 – Os casos omissos serão resolvidos pelo Comitê Deliberativo do Sistema Eletrônico de Informações.

 

Art. 28 – Este Ato Normativo entra em vigor a partir de 06 de Novembro de 2017, revogando-se as disposições em contrário.

 

Publique-se.

 

Vitória, 24 de Outubro de 2017.

 

Des.ANNIBAL DE REZENDE LIMA

Presidente