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Versão revista

VILA VELHA - 1ª VARA CÍVEL
Portarias

PORTARIA

PORTARIA N°01/2018

Dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito da unidade judiciária do TJES, institui um modelo de gestão a ser adotado e dá outras providências.

CONSIDERANDO a implementação do modelo de paralelização dos escaninhos físicos com os virtuais nesta Serventia, pela Corregedoria Geral de Justiça deste Estado;

CONSIDERANDO a Resolução nº 70, de 18 de março de 2009, do CNJ, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências;

CONSIDERANDO o dever de dar agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos e assegurar a razoável duração do processo;

CONSIDERANDO a necessidade de economicidade dos recursos e a melhor alocação dos recursos humanos necessários à prestação jurisdicional com o fim de racionalizar o processo de produção;

CONSIDERANDO a necessidade de propiciar a infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais, organizando o espaço de produção;

CONSIDERANDO a importância do alinhamento estratégico em uma unidade judiciária;

CONSIDERANDO a importância de se elevar o nível de comprometimento, motivação e identidade institucional dos Magistrados e Servidores para viabilizar a execução da estratégia;

CONSIDERANDO a existência de modelos de gestão que já foram implementados em outros estados e produziram resultados significativos;

ORDENO QUE:

Art. 1º Na ORGANIZAÇÃO DO ESPAÇO DE PRODUÇÃO DO CARTÓRIO devem ser utilizadas os conceitos trabalhados no chamado “5 sensos”: senso de utilização, senso de ordenação; senso de limpeza, senso de autodisciplina e senso de saúde.

§1° Senso de utilização – O mobiliário a ser utilizado é aquele disponibilizado pelo Tribunal de Justiça, que deve ser disposto no interior da unidade judiciária de modo a aproveitar o espaço existente e facilitar o cumprimento das rotinas de trabalho, o que, por si só, gera alguns benefícios para os servidores, tais como: liberação de espaço e melhora do fluxo de pessoas e materiais. Assim, deve se separar o que é útil do que não é: útil é aquilo que é estritamente necessário para o cumprimento das rotinas de trabalho, devendo os mesmos permanecerem nas serventias (equipamentos de informática, material de escritório, etc); os materiais e objetos desnecessários para o trabalho (mesas e gaveteiros que servem apenas de suporte para o empilhamento de objetos não utilizados rotineiramente, cadeiras em quantidade maior do que o número de pessoas para utilizá-las, etc) devem ser descartados, observadas as regras que cuidam do assunto, ou devolvidos ao Tribunal de Justiça, caso não exista nenhuma outra unidade judiciária na mesma comarca interessada nos mesmos.

§2° Senso de ordenação – Cada coisa tem um lugar e cada coisa deve ficar no seu devido lugar. Os processos devem ficar localizados em estantes visivelmente identificadas e dispostas de modo ordenado no interior da unidade judiciária, segundo a rotina de trabalho a ser praticada (“expedição de documento”, “aguardando prazo”, “imprensa/diário”, etc). Os “escaninhos” do sistema de informática (Ejud)1 devem ser tomados como modelo de ordenação dos processos e reproduzidos no interior do cartório, de modo que cada escaninho signifique uma estante e cada subdivisão do escaninho signifique um espaço nessa estante (que pode variar de tamanho conforme a quantidade de trabalho inerente a cada uma das rotinas cartorárias). Assim, sempre que um processo for movido fisicamente no interior da unidade, deve ser a sua nova localização – estante, prateleira e pilha – atualizada no sistema de informática (Ejud). A ordenação do espaço de produção é fundamental por diversos motivos, por exemplo, para encontrar mais facilmente os processos e dinamizar os trabalhos (como a juntada de petições); para ter um maior controle do acervo e, com isso, identificar os 'gargalos' por ventura existentes, para, na sequência, atuar estrategicamente para dissolvê-los.

§3º Senso de Limpeza – Limpar e evitar sujar. Quando aplicados os sensos de utilização e ordenação, a implementação e manutenção do senso de limpeza ficam facilitadas. Os cartórios e os gabinetes que contam com mobiliário padronizado (mesas, cadeiras, gaveteiros e estantes), com espaços livres para circulação de pessoas e materiais, sem objetos inúteis nos seus interiores, podem ser limpos com maior facilidade. Deve-se evitar sujeiras no chão (papéis picados, emaranhado de fios embaixo das mesas, etc), nas paredes (quadro de aviso que não veicula notícia útil alguma, papéis contendo lembretes pessoais, etc) e nas janelas e balcões de atendimento (colocação de avisos repetitivos ou sem relevância pragmática).

§4º Senso de Autodisciplina – Para que a implementação dos demais sensos (utilização, ordenação e limpeza) no espaço de trabalho se mantenha satisfatoriamente é fundamental que todas as pessoas envolvidas estejam comprometidas com as ideias por eles lançadas quando da execução das tarefas diárias.

§5º Senso de Saúde – A aplicação dos sensos anteriores propicia um bem-estar (físico e mental) no ambiente de trabalho, o que contribui, inclusive, para a construção de um relacionamento mais saudável e solidário entre os colegas de trabalho.

Art. 2° Com a RACIONALIZAÇÃO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO - CARTÓRIO busca-se uma maior eficiência na execução dos trabalhos, por meio da definição e agrupamento das rotinas cartorárias, da produção em série e de definição do quadro de atribuições.

§1º Em relação à definição e ao agrupamento das rotinas cartorárias, deve-se observar o seguinte:

I. São rotinas cartorárias: a expedição de documentos, o controle de prazos (prazo comum, prazo de trânsito em julgado e prazos associados a outras rotinas, por exemplo, “aguardando devolução de ofício”), o arquivamento de processos, a imprensa/diário, a autuação de processos, a juntada de documentos, a(o) carga/remessa/conclusão/ recebimento de processos e o atendimento das partes e advogados.

II. As rotinas cartorárias devem ser agrupadas e cumpridas em determinados dias da semana, de modo que todas elas sejam revisitadas periodicamente, na seguinte forma: a) segundas e terças-feiras: expedição de documentos, controle de prazos, arquivamento de processos, imprensa/diário; b) quartas e quintas-feiras: autuação de processos e juntada de documentos; c) sextas-feiras: imprensa/diário e carga/remessa/conclusão; d) todos os dias: o recebimento de processos que retornam da carga/remessa/conclusão e atendimento das partes e advogados.

III. Até o final de cada dia o sistema de informática deve ser atualizado com as movimentações processuais realizadas, assim como registrada a nova localização de cada processo movido (estante, prateleira e pilha).

IV. As prioridades legais devem ser observadas e os processos urgentes devem ser movimentados todos os dias.

§2º O êxito da produção em série depende de prévio conhecimento do sistema de informática e dos atos a serem praticados, bem como de cuidadosa triagem de processos, sejam os processos imediatamente autuados ou os recebidos do gabinete, do Ministério Público, da Contadoria etc). Neste ponto, além da organização das atividades a serem desenvolvidas pela serventia, conforme disposto no item anterior, impera-se o preestabelecimento dos padrões a serem adotados (por exemplo, a elaboração de um modelo de um documento rotineiramente expedido), além da utilização das funcionalidades ofertadas pelo sistema informática, tais como “emissão de documentos em lote” e “painel de prazos”.

§3º O quadro contendo todas as atribuições e os seus responsáveis por executá-las será disponibilizado periodicamente, promovendo-se, na medida do possível e respeitadas as atribuições de cada cargo, um rodízios entre os servidores, a fim de que, com o tempo, todos dominem todas as tarefas.

I. Além de outras atribuições típicas da sua função2, cabe ao chefe de secretaria, em todos os agrupamentos acima delineados, triar e separar os processos a fim de que eles possam ser colocados nos lugares corretos (identificando, inclusive, aqueles que são urgentes e prioritários), o que possibilita o cumprimento de todas as demais rotinas cartorárias por parte dos servidores, conforme a atribuição que foi confiada a cada um deles; orientar os demais servidores nos casos em que houver dúvida quanto ao cumprimento de uma rotina; fiscalizar diariamente o cumprimento das mesmas, em conformidade com o quadro de atribuições predefinido; quando necessário, dar apoio aos

servidores na execução das tarefas.

II. A atuação dos servidores se concentrará nas tarefas de execução. Cada servidor deverá desempenhar uma função dentro das rotinas acima agrupadas, conforme o dia da semana, buscando-se sempre uma justa divisão de tarefas, quantitativa e qualitativamente.

III. A distribuição dos estagiários observará os mesmos critérios quantitativos e qualitativos utilizados para definir o quadro de atribuições dos servidores.

Art. 3° Determino a adoção das seguintes diligências:

I - Publicação da presente portaria no Diário da Justiça, dando-se ciência a todos os advogados ou interessados;

II - Dê-se ciência da presente portaria ao MM. Desembargador Presidente do TJES, ao MM. Desembargador Corregedor Geral da Justiça; ao MM. Juiz Diretor do Foro da Comarca de Vila Velha; ao Presidente da Subseção da OAB/ES em Vila Velha, e, ainda, aos Chefes da Promotoria de Justiça e Defensoria Pública.

III - Seja a presente registrada e afixada em local público no átrio deste Fórum.

CUMPRA-SE.

Vila Velha/ES, 25/01/2018.

GLÍCIA MÔNICA DORNELA ALVES RIBEIRO

Juíza de Direito

1 O escaninho “processos devolvidos” deve ser utilizado para acomodar os processos devolvidos não apenas do gabinete, mas também aqueles que por ventura estejam retornando a ela que tenham saído anteriormente com “carga” ou “remessa”. Como não existe prateleira virtual para registar a localização física dos mesmos dentro da unidade (existe apenas as prateleiras virtuais “despacho”, “decisão” e “sentença”), pode-se utilizar o campo “observação” para se registrar a localização exata do processo.

2Arts. 450 a 493 do Código de Normas.